Comment bien préparer (et réussir) son entretien annuel d'évaluation

L’entretien annuel d’évaluation vous angoisse ? Nous avons demandé à une coach ses conseils pratiques pour bien préparer ce passage souvent redouté par les salariés et salariées.

Le 19 février 2021

Si l’entretien annuel d’évaluation crée chez vous une certaine appréhension et que vous ne savez pas trop comment gérer ce rituel du début d’année en entreprise, suivez les (excellents) conseils glanés auprès de Marion de la Forest Divonne, coach et autrice du livre Réinventer sa vie professionnelle… quand on vient de la commencer

Installez-vous confortablement avec une boisson chaude, il y a plein de trucs à dire !

Ça sert à quoi, au fait, un entretien annuel d’évaluation ?

Commençons d’abord par faire une petite distinction entre l’entretien annuel d’évaluation et l’entretien professionnel qui est obligatoire d’un point de vue légal pour tous les salariés, et ce, tous les deux ans, et doit permettre d’évoquer les perspectives d’évolution professionnelle du salarié et les formations qui peuvent y contribuer.

La possibilité de faire des entretiens annuels d’évaluation centrés sur les compétences et la performance des salariés est bien prévue par le Code du travail, mais ils restent facultatifs, sauf pour certaines conventions collectives qui l’ont rendu obligatoire.

Reste que dans la plupart des entreprises, ces entretiens annuels ont bien lieu et se déroulent généralement de janvier à avril. Menés par le ou la supérieure hiérarchique direct, ils ont trois objectifs principaux :

Faire un bilan de l’année qui vient de s’écouler
Évaluer la performance et les compétences des salariés en fonction des objectifs fixés précédemment
Définir les nouveaux objectifs pour l’année à venir

Comment se préparer à l’entretien annuel d’évaluation ?

Même si vous êtes adepte de l’improvisation, Marion de la Forest Divonne conseille de prendre un peu de temps en amont de l’entretien pour s’y préparer. Et ça tombe bien, puisque vous êtes généralement prévenue en avance de sa tenue…

Pour vous préparer, commencez par relire vos objectifs fixés lors du précédent entretien annuel ou lors de votre embauche (notamment grâce à votre fiche de poste). Demandez-vous si vous les avez atteints ou non, et pourquoi ? Quelles difficultés avez-vous rencontrées ? Comment les avez-vous éventuellement surmontées ?

Ensuite, listez toutes vos réussites de l’année (contrats décrochés, événement organisés, retours positifs de clients, etc). C’est hyper important pour pouvoir mettre en valeur votre travail pendant l’entretien, je vous explique plus bas comment faire.

Je vous conseille d’enchaîner avec l’auto-évaluation de tes compétences, soit en vous appuyant sur la grille fournie par votre manager, soit en réfléchissant aux compétences que vous utilisez au quotidien dans votre travail (ou que vous pourriez utiliser si vous les aviez…).

Enfin, il est temps de réfléchir à vos besoins et envies pour l’année à venir, afin de pouvoir formuler des demandes pendant l’entretien. N’oubliez pas non plus de penser à votre projet professionnel et aux nouveaux objectifs que vous aimeriez vous fixer, cela vous permettra de pouvoir les suggérer pendant l’entretien.

Quelle attitude adopter pendant l’entretien annuel d’évaluation ?

Ça y est, vous avez pris un peu de temps pour réfléchir et faire des listes au calme sur votre cahier ou sur votre ordinateur ? Il est maintenant temps de vous donner quelques conseils pour l’entretien en lui-même.

Essayez d’abord de voir l’entretien annuel, non pas comme un examen, mais plutôt comme un moment de bilan et d’échange qui peut servir de tremplin pour l’année qui vient.

L’idée est donc de l’aborder avec une attitude détendue et constructive, en se mettant dans une posture d’écoute, orientée vers les solutions plutôt que la plainte (même si parfois, franchement, on aurait toutes les raisons du monde de râler).

« Il y a deux écueils à éviter pendant l’entretien : la prétention (qui, même si je n’aime pas faire de généralités, est une attitude moins courante chez les femmes) et l’excès de perfectionnisme qui peut mener à l’auto-dévalorisation (plus répandue).
La posture la plus juste, c’est de savoir se donner de la reconnaissance sur les choses qu’on a réussies et savoir être clairvoyant sur les points où l’on pourrait s’améliorer. »
Marion de la Forest Divonne

Et si vous avez un peu de mal à prendre du recul sur vous-même et sur votre travail, vous pouvez vous appuyer sur les feedbacks que vous avez reçus pendant l’année de la part de vos collègues, managers, clients ou autres interlocuteurs.

Faites aussi attention à la manière dont vous présentez les choses pour ne pas vous tirer de balle dans le pied toute seule… L’idée n’est pas de mentir ou de noyer le poisson (vous le dites quand vous en avez marre des expressions pourries), mais de tourner les choses de manière positive.

« Exemple : ne dites pas “Je n’ai pas été au top sur ce sujet” mais “J’aimerais m’améliorer dans tel domaine”. »
Marion de la Forest Divonne

Comment gérer des critiques pendant l’entretien annuel d’évaluation ?

À moins que vous ne soyez vraiment l’employée de la décennie, il y a des chances pour que votre manager émette quelques critiques négatives sur votre travail pendant l’entretien (oui, je sais, on dit « axes d’amélioration » en langage corporate).

Comme ce n’est pas forcément hyper agréable, surtout si vous êtes atteinte du syndrome de la bonne élève, voici quelques pistes pour y faire face.

La première étape, c’est d’abord d’anticiper ces critiques lorsque vous faites votre auto-évaluation en amont de l’entretien. Cela vous permet d’être préparée pour y répondre et pour proposer des solutions (une formation, un accompagnement, une réorganisation du travail, etc).

Ensuite, essayez de ne pas prendre la critique de façon personnelle, en vous disant que c’est le taf de votre manager de vous aider à progresser dans votre travail. Bon, ça c’est plus ou moins facile à faire, parce qu’il existe malheureusement des managers qui font mal leur boulot et ne savent pas formuler leurs critiques de manière constructive.

Si vous êtes dans ce cas, voici une stratégie en quatre étapes pour remettre de la constructivité dans l’entretien, en prenant l’exemple d’une critique un peu vague du style « tu n’es pas professionnelle ».

Reformulez la critique pour vous donner le temps d’encaisser le choc et de souffler (« Tu penses que je ne suis pas assez professionnelle dans mon travail ? »)
Demandez des exemples ou des faits concrets et objectifs pour mieux comprendre la critique — le tout, sans être sur la défensive ou agressive (« Qu’est-ce qui te fait dire cela ? Est-ce que tu aurais un exemple pour m’aider à mieux comprendre ? »)
Si vous trouvez la critique fondée et appuyée par des exemples, vous pouvez la reconnaître, sans forcément vous excuser (« Je comprends, merci pour tes explications, je n’avais pas conscience de ce problème ») — si vous ne comprenez toujours pas la critique malgré les éléments avancés par votre boss, ou si elle vous paraît injuste, regardez ce que suggère Marion un peu plus bas.
Demandez des pistes de solutions pour vous améliorer (« Est-ce que tu as des idées pour améliorer les choses ? Comment pourrais-je progresser d’après toi ? »)

« L’objectif face aux critiques, c’est de ressortir avec quelque chose de constructif et des pistes pour améliorer la situation : si on est surpris par la critique ou qu’on a du mal à comprendre ce qui la justifie, c’est peut-être parce qu’elle parle des besoins cachés de l’autre.
Par exemple, si mon manager me reproche de ne pas être professionnelle parce qu’il trouve que je n’ai pas fait mon maximum avec un client, alors que j’estime avoir fait ce qu’il faut, je peux essayer de mieux comprendre ce qui le contrarie en émettant des hypothèses :
— Quand tu me dis que je ne fais pas mon maximum, est-ce que c’est parce que tu as peur que l’on perde ce client ?
On remonte ainsi à l’origine de la critique pour repartir sur quelque chose de plus constructif. »
Marion de la Forest Divonne

Comment mettre en valeur ses réussites pendant l’entretien annuel d’évaluation ?

Normalement, le sujet de vos réussites pendant l’année écoulée devrait être abordé par votre manager au fil de l’entretien. Mais si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à l’amener vous-même sur la table, c’est vraiment le moment idéal pour faire reconnaître votre travail (même si c’est un truc plus dur à faire en général pour les Français et Françaises que pour les Américains et Américaines par exemple).

Si vous êtes bien préparée, vous devez avoir une liste de réussites plus ou moins longue. Sélectionnez les plus significatives parmi elles (entre 1 et 3), et réfléchissez pour chacune :

À l’objectif initial et à l’enjeu derrière
À ce que vous avez mis en œuvre pour l’atteindre
Aux difficultés rencontrées et à comment vous les avez surmontées
Au résultat concret obtenu

« Le dernier point est le plus important ! Quand vous présentez vos réussites à votre manager, il faut lui donner des chiffres ou des faits pour attester de votre succès, ou si vous n’en avez pas, au moins des éléments qualitatifs, comme des verbatims de retours clients ou de collègues par exemple. »
Marion de la Forest Divonne

N’hésitez pas, enfin, à faire preuve d’enthousiasme quand vous parlez de vos succès et à évoquer aussi les projets en cours qui se déroulent bien.

Comment négocier une augmentation (ou d’autres trucs) pendant son entretien annuel d’évaluation ?

L’entretien annuel d’évaluation est en général le moment idéal pour négocier des choses avec votre manager et formuler des demandes (même si vous pouvez bien sûr demander un entretien n’importe quand dans l’année pour en parler).

Je ne vais pas détailler spécifiquement la question de la négociation salariale et de la demande d’augmentation puisque j’ai déjà écrit un article sur le sujet, mais je vais plutôt vous donner une liste de toutes les choses que vous pouvez négocier pendant un entretien annuel.

Une augmentation de salaire, une prime ou un bonus
Une mobilité géographique ou de poste
Un changement de missions ou de nouvelles responsabilités
Un aménagement des horaires de travail
Un (ou plusieurs) jours de télétravail
Une formation, un coaching
Un congé sabbatique/sans solde
Des avantages en nature (voiture de fonction, etc)
Une embauche dans l’équipe (stagiaire, alternant, création de poste…)
Un changement dans l’environnement de travail ou son organisation (nouveau bureau, nouveau matériel, logiciel, outil, etc)
Un changement dans la relation avec le ou la manager (avoir des points plus réguliers, plus de feedbacks, etc)

Une fois que vous avez identifié vos besoins/envies, je vous conseille de bien affuter vos arguments, de réfléchir au contexte de l’entreprise/du service et d’anticiper les éventuelles objections de votre manager.

« Plus on va être renseignés et précis sur ce que l’on veut, plus on se donne des chances de l’obtenir. C’est aussi hyper important d’identifier le besoin que ma demande veut satisfaire (et qui est bien sûr entendable par mon manager, car cela met du sens derrière une requête qui peut éventuellement en manquer à première vue. »
Marion de la Forest Divonne

Et si vous voulez vraiment être ultra efficace en formulant votre demande, la coach vous conseille d’utiliser une méthode en quatre étapes issue de la communication non-violente.

Constat (« Je suis très souvent interrompue dans mon travail par mes collègues »)
Sentiment, ressenti (« Cela me frustre de ne pas pouvoir consacrer des plages de concentration importante à mes dossiers »)
Besoin (« J’ai besoin de gagner en productivité en ayant moins de sollicitations extérieures.»)
Demande (« Serais-tu d’accord pour m’accorder une journée de télétravail par semaine pour pouvoir avancer au calme sur tel ou tel dossier important ? »)

Enfin, n’oubliez pas de conclure votre demande en vous renseignant sur les prochaines étapes : « Quand pensez-vous pouvoir me donner une réponse sur ce point ? », ou mieux : « Est-ce qu’on peut caler dès maintenant un nouveau point dans un mois pour que vous me donniez votre décision ? ». L’idée est de ne pas rester dans le flou artistique concernant votre demande à la fin de l’entretien.

Et voilà, avec tout ça, vous devriez être bien armée pour devenir une déesse de l’entretien annuel d’évaluation ! N’hésitez pas à partager vos propres conseils ou expériences dans les commentaires. Et s’il vous reste des questions, je suis toute ouïe !

Crédit photo : Anna Shvets / Pexels

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